Mengelola tenaga kerja atau manpower bukanlah tugas yang sederhana. Penyebab utama HR lembur sering berkaitan dengan administrasi, kebutuhan tenaga kerja, dan permintaan mendadak dari operasional. Jika tidak dikelola dengan baik, kondisi tersebut dapat meningkatkan beban kerja HR.
HR tidak hanya bertanggung jawab dalam proses rekrutmen. Selain itu, HR juga perlu mengurus absensi, administrasi karyawan, jadwal kerja, dan kebutuhan manpower. Karena itu, berbagai pekerjaan tersebut dapat membuat HR bekerja lebih lama.
Lalu, apa saja penyebab utama HR lembur dalam mengelola manpower? Berikut beberapa faktor yang perlu diperhatikan perusahaan.
1. Proses Administrasi Menjadi Penyebab Utama HR Lembur
Proses administrasi dapat menyita banyak waktu HR. Misalnya, HR perlu memeriksa data absensi, cuti, dan dokumen karyawan. Data tersebut juga perlu diperbarui secara berkala.
Jika proses masih dilakukan secara manual, pekerjaan tentu membutuhkan waktu lebih lama. Terlebih lagi, jika data tersimpan dalam beberapa spreadsheet yang berbeda.
Oleh karena itu, perusahaan dapat memanfaatkan sistem digital atau HRIS. Dengan begitu, pekerjaan administratif yang berulang dapat dilakukan dengan lebih efisien. HR pun dapat memiliki lebih banyak waktu untuk pekerjaan lainnya.
2. Tingginya Turnover Karyawan Menambah Beban HR
Selain administrasi, turnover karyawan juga dapat menjadi penyebab utama HR lembur. Ketika karyawan keluar, HR perlu kembali mencari kandidat baru.
Setelah itu, HR masih harus melakukan proses seleksi dan administrasi. Proses onboarding juga perlu disiapkan sebelum karyawan mulai bekerja.
Kondisi tersebut menjadi lebih kompleks jika beberapa posisi kosong dalam waktu yang berdekatan. Akibatnya, HR harus bekerja lebih cepat untuk memenuhi kebutuhan manpower.
Karena itu, perusahaan perlu memiliki strategi pemenuhan tenaga kerja yang terencana. Selain itu, perusahaan juga perlu memperhatikan faktor yang dapat memengaruhi retensi karyawan.
3. Perubahan Jadwal Kerja yang Sering Terjadi
Perubahan jadwal kerja juga dapat menambah pekerjaan HR. Sebagai contoh, ada karyawan yang tidak masuk atau terjadi perubahan shift.
Dalam kondisi tertentu, perusahaan juga membutuhkan tambahan tenaga kerja. Akibatnya, HR perlu menyesuaikan jadwal dan mencari pengganti.
Selain itu, HR perlu berkoordinasi dengan supervisor dan tim operasional. Jika perubahan terjadi secara mendadak, proses tersebut dapat menyita lebih banyak waktu.
Oleh sebab itu, perusahaan perlu memiliki perencanaan manpower yang baik. Sistem monitoring juga dapat membantu HR melihat kebutuhan tenaga kerja dengan lebih cepat.
4. Permintaan Tenaga Kerja Mendadak dari Operasional
Divisi operasional terkadang membutuhkan tambahan manpower dalam waktu singkat. Kondisi ini membuat HR harus bergerak lebih cepat dari biasanya.
HR perlu mencari kandidat yang sesuai dengan kebutuhan. Selanjutnya, proses seleksi dan penempatan juga harus segera dilakukan.
Namun, proses tersebut dapat menjadi lebih sulit jika perusahaan belum memiliki talent pool. HR akhirnya perlu memulai proses pencarian kandidat dari awal.
Sebagai solusi, perusahaan dapat membangun talent pool secara berkala. Selain itu, perusahaan juga dapat bekerja sama dengan penyedia jasa outsourcing atau manpower.
Dengan dukungan tersebut, proses pemenuhan tenaga kerja dapat menjadi lebih terstruktur. HR juga dapat lebih fokus pada kebutuhan internal perusahaan.
5. Jumlah HR Tidak Seimbang dengan Manpower yang Dikelola
Semakin banyak tenaga kerja yang dikelola, semakin besar pula kebutuhan administrasinya. Hal ini tentu dapat menambah beban tim HR.
Jika jumlah anggota HR terbatas, berbagai pekerjaan dapat menumpuk. Misalnya, pekerjaan administrasi, rekrutmen, dan koordinasi operasional harus ditangani oleh tim yang sama.
Akibatnya, HR harus membagi waktu untuk banyak pekerjaan sekaligus. Dalam kondisi tertentu, lembur pun menjadi sulit dihindari.
Untuk mengatasinya, perusahaan dapat membagi pekerjaan secara lebih efektif. Selain itu, teknologi dapat digunakan untuk mengurangi pekerjaan yang bersifat repetitif.
Perusahaan juga dapat melibatkan partner eksternal untuk membantu kebutuhan manpower. Dengan demikian, beban pengelolaan tenaga kerja dapat disesuaikan dengan kapasitas tim internal.
Bagaimana Mengurangi Penyebab Utama HR Lembur?
Mengurangi lembur HR tidak berarti seluruh pekerjaan harus dialihkan kepada pihak lain. Sebaliknya, perusahaan perlu melihat terlebih dahulu pekerjaan yang paling banyak menyita waktu.
Misalnya, perusahaan dapat mulai dari digitalisasi administrasi. Setelah itu, perusahaan dapat memperbaiki perencanaan kebutuhan manpower.
Selain itu, perusahaan dapat membangun talent pool untuk kebutuhan rekrutmen. Langkah ini dapat membantu HR ketika perusahaan membutuhkan tenaga kerja dalam waktu singkat.
Di sisi lain, penggunaan jasa outsourcing juga dapat menjadi pilihan. Perusahaan dapat menyerahkan kebutuhan tertentu kepada partner yang memiliki sumber daya dan proses rekrutmen.
Dengan pengelolaan yang tepat, HR dapat mengurangi pekerjaan yang bersifat repetitif. Pada akhirnya, HR memiliki lebih banyak waktu untuk fokus pada pekerjaan strategis perusahaan.
Kesimpulan
Penyebab utama HR lembur dapat berasal dari berbagai faktor. Beberapa di antaranya adalah administrasi manual, turnover karyawan, perubahan jadwal kerja, dan permintaan manpower mendadak.
Selain itu, keterbatasan jumlah tim HR juga dapat meningkatkan beban kerja. Karena itu, perusahaan perlu mengevaluasi proses pengelolaan tenaga kerja secara menyeluruh.
Digitalisasi, perencanaan manpower, talent pool, dan dukungan partner eksternal dapat menjadi beberapa pilihan. Namun, penerapannya tetap perlu disesuaikan dengan kebutuhan dan kondisi operasional perusahaan.
Jika perusahaan Anda membutuhkan dukungan dalam rekrutmen, pemenuhan manpower, maupun pengelolaan tenaga kerja, Sahabat Dua Muda siap membantu.
Diskusikan kebutuhan manpower perusahaan Anda bersama Sahabat Dua Muda dan temukan solusi tenaga kerja yang sesuai dengan kebutuhan operasional bisnis.
